Tegenwoordig vliegt de digitale administratie je om de oren. E-invoicing, Peppol, factuurnetwerken… het klinkt allemaal als iets waar alleen IT’ers enthousiast van worden. Maar wat moet jij er nu eigenlijk mee? Is het verplicht? Word je gecontroleerd? Ga je boetes krijgen als je nog lekker met Word en pdf’jes werkt? Geen stress, ik leg het je allemaal uit. En ja, op een manier die zelfs je hond zou snappen als hij kon lezen.
Waarom praten we ineens zoveel over e-invoicing?
Eerst even dit: wat is e-invoicing eigenlijk? Het gaat hier niet over een pdf-factuurtje per mail. Nee, echte e-invoicing is factureren in een gestructureerd digitaal formaat zoals UBL of XML, dat automatisch gelezen kan worden door boekhoudsoftware. Denk: minder werk, minder fouten, meer chill.
De Belgische overheid is hard aan het digitaliseren. Waarom? Omdat e-invoicing zorgt voor minder rommel, betere opvolging en snellere betalingen. Dat is niet alleen fijn voor hen, maar ook voor jou. Het helpt je om sneller te factureren, minder fouten te maken en boekhouders gelukkig te houden. En geloof me, een blije boekhouder is goud waard.
Nu, over die verplichting. Sinds maart 2024 is e-invoicing verplicht bij overheidsopdrachten in België. Dus als jij iets levert aan de overheid, dan moet je digitaal factureren via het Peppol-netwerk. Werk je alleen met particulieren of zelfstandigen? Dan is het nog niet verplicht, maar het zou me niks verbazen als dat binnen een paar jaar ook verandert.
Wat betekent e-invoicing voor jou als ondernemer?
Als je nog nooit van Peppol hebt gehoord, denk je waarschijnlijk: help, ik snap er niks van. Geen zorgen, het is minder spannend dan het klinkt. Peppol is gewoon een soort snelweg voor digitale facturen. Jouw factuur vertrekt via een beveiligde route en komt rechtstreeks in de boekhouding van je klant terecht. Geen kopiëren, geen plakken, geen foutjes.
Wat jij nodig hebt? Een boekhoudpakket dat Peppol ondersteunt of een aparte e-invoicing tool. Veel bekende programma’s zoals Yuki, Exact Online of Teamleader zijn er al klaar voor. Het instellen is meestal eenmalig en daarna loopt het vanzelf. Je hoeft dus niet ineens een IT-student in dienst te nemen.
Het is slim om nu al te beginnen, ook als je nog niet moet. Waarom? Omdat klanten het steeds vaker gaan vragen. En eerlijk is eerlijk, het maakt je bedrijf ook gewoon professioneler. Als jij nog facturen in Word verstuurt, voelt dat alsof je met een postduif werkt terwijl de rest al in een Tesla rijdt.
Wat zijn de voordelen als je er nu mee begint?
Oké, je weet nu wat het is en dat het verplicht is voor overheidsopdrachten. Maar wat levert het jou eigenlijk op als je nú al de overstap maakt? Laten we even een paar voordelen op een rij zetten. Spoiler: het is niet alleen voor nerds en ambtenaren.
– Minder administratie. Omdat alles automatisch binnenkomt en verwerkt wordt, hoef je geen facturen meer handmatig over te typen of in te voeren.
– Snellere betalingen. Digitale facturen worden sneller verwerkt én betaald. En laat eerlijk zijn: geld sneller op je rekening is altijd fijn.
– Minder fouten. Omdat het systeem automatisch werkt, maak je geen typfouten meer in bedragen of klantgegevens.
Het mooiste? Je kunt dit alles instellen en dan gewoon achteroverleunen. E-invoicing is geen verplichting die je leven moeilijker maakt, maar eentje die het juist simpeler maakt. Denk aan het verschil tussen een afwasborstel en een vaatwasser. Je kunt allebei gebruiken, maar eentje zorgt ervoor dat je sneller weer op de bank ligt met Netflix aan.
Wat staat er nog te gebeuren in de toekomst?
Goed, het is dus nu alleen verplicht bij overheidsopdrachten. Maar dat is pas het begin. De plannen liggen op tafel om e-invoicing ook voor B2B (tussen bedrijven) verplicht te maken. De Europese Commissie heeft zelfs een richtlijn in de maak die landen verplicht om digitale facturatie in te voeren. En België staat vooraan in de rij.
Wat betekent dat voor jou? Als je even verder denkt dan alleen vandaag, dan is het handig om je er nu al in te verdiepen. Niet pas als er een wetswijziging komt en je ineens binnen een week alles moet omgooien. Dan zit je met stress, slapeloze nachten en een bonkend hoofd boven je laptop.
De overheid wil alles via Peppol laten verlopen, en eerlijk gezegd: dat is best slim. Het voorkomt btw-fraude, versnelt het hele proces, en zorgt ervoor dat jij én je klanten minder rommel op hun bord krijgen. Dus ja, het komt eraan, en het is slimmer om voorbereid te zijn dan straks achter de feiten aan te hollen met je pdf’jes en Excel-tabellen.